media1visi: NGARSIP NIY....

ARSIPKU RAPI…..AKU NGGA PUSING LAGI

Terkadang kita dibuat pusing oleh tumpukan kertas. Pusing saat mau mencari berkas yang Kita butuhkan. Atau bahkan Kita lupa di mana kita meletakkan berkas tersebut.

Nah….buat rekan-rekan yang kerjanya di bidang administrasi terutama kearsipan ataupun berhubungan dengan berkas, bisa nich dijadikan acuan untuk mempermudah pekerjaan.

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Menurut Bahasa Belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti:

Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya

Bahan-bahan yang akan disimpulkan sebagai bahan pengingat.

Menurut Undang Undang No. 7 Tahun 1971 juga disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu :

Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya/ atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :

Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.

Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi.

Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Untuk mempermudah pekerjaan dalam mencari berkas, system penyimpanan berkas perlu diperhatikan.

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat diketemukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (Caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu.

Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka :

Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (sering disebut sistem abjad), sistem-geografis, dan sistem- subjek.

Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-subjek dengan kode nomor). Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek.(Amsyah, 1992:71)

Menurut (The Liang Gie, 1983 :219-220) mengatakan bahwa aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip. Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dapat di bedakan menjadi lima macam yaitu :

Sistem Abjad

adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langsung dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.

Sistem Pokok Soal

Adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut urutan yang dimuat, dalam tiap-tiap arsip bersangkutan. Isi arsip sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan dan pokok surat atau subjek. Misal, surat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”.

Sistem Geografis

Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi.

Sistem Nomor

Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/ nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.

Sistem Tanggal

Adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip yang harus memperhatikan sesutu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan. Pengklasifikasian sistem penyimpanan ini dilakukan agar pegawai kearsipan dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan pekerjaan penyimpanan arsip dan juga dalam penemuan kembali arsip yang akan diperlukan.

Selain ada beberapa cara system penyimpanan arsip, ternyata ada juga tata cara system peminjaman arsip. Kadang ada beberapa rekan yang meminjam arsip dari Kita entah untuk keperluan apa Kita tidak begitu jelas.

Nah…agar arsip kita tidak hilang begitu saja, alangkah baiknya jika arsip kita berikan atau pinjamkan kepada:

Pejabat atau pegawai yang dianggap berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.

Peminjam arsip dengan menggunakan surat atau nota dinas dan mengisi formulir peminjaman arsip.

Peminjaman arsip tidak diberikan membuat salinan (fotokopi), kecuali mendapat ijin dari pimpinan unit kearsipan.

Peminjam arsip sangat rahasia atau rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul tertutup.

Menurut Sularso Mulyono dan kawan-kawan dalam buku Dasar-dasar Kearsipan mengatakan bahwa meminjam arsip berarti ingin menggunakan arsip yang telah disimpan untuk digunakan suatu keperluan. Apabila terjadi peminjaman, maka terjadi pengeluaran arsip dari tempat simpanannya.

Agar arsip dikembalikan dengan baik dan benar alangkah baiknya jika Kita membuat formulir peminjaman arsip rangkap tiga yang berisi:

Lembar asli sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan ditempat arsip tersebut diambil

Lembar duplikat sebagai bukti peminjaman bagi unit pengelola arsip

Lembar triplikat sebagai bukti meminjam arsip bagi yang bersangkutan.

Sistem peminjaman arsip semacam ini dilakukan agar apabila ada arsip yang dipinjam oleh salah satu pegawai hilang atau belum dikembalikan dapat dengan mudah dilacak atau diketemukan siapa yang meminjam. Selain itu juga dapat mengetahuai apakah arsip tersebut dipinjam atau tidak.

Sudahkan Anda menyimpan warkat dengan baik?

Sudahkah Anda menggunakan salah satu system tata cara di atas?

Jika belum…..mulailah untuk memperbaiki system kearsipan Anda berdasarkan sedikit ringkasan di atas, sehingga mempermudah pekerjaan Anda.